Novinky

(Ne)mít prázdný inbox

Dlouhou dobu, ohromně dlouhou dobu jsem si lámal hlavu s optimalizací a efektivizací pracovních povinností a zejména volného času, kterého se mi nedostávalo a nedostává…a dostávat nebude. Od začátku zkouším nejrůznější metody založené na klasickém GTD (Getting Things Done) či odvozeném ZTD (Zen To Done). Popravdě řečeno efekt byl vždy prapodivný až nijaký. Nejen, že mi chyběla jakási přesná disciplína ve smyslu návyků a postupů metod, ale zejména jsem se honil za nemožným cílem…mít prázdný inbox.

Mít prázdný inbox je pro mne paradoxním okamžikem. Jednou stranou jsem za ním cílil, ovšem v okamžiku jeho dosažení bych spíše pocítil hořkou chuť zklamání namísto sladkého utěšení, že mám hotovo. Spíše nad tím hypoteticky přemýšlím, protože jsem prázdného inboxu za poslední více jak dva roky nedosáhl. Nasázet si do inboxu kopu úkolů je zdravá věc…ba ne, kecám, není. Nasázet si do inboxu kopu úkolů je snadné, jejich roztřídění také, ale jejich vyřízení je…no, umíte si asi domyslet.

Neustále si lámu hlavu s tím, jak být efektivní, odpočatý, spokojený a zároveň zvládat každodenní pracovní nápor. Zpočátku to nebylo moc složité, na menších projektech jde spíše o jednu věc…vystřílet si do jednoho místa seznam kroků a dílčích úkonů a ty poté realizovat. Začal jsem s běžným diářem, do každého dne zapsal vše, co jsem naplánoval a poté jen škrtal…tedy čmáral. Vypadalo to hrozně…představa, že něco takového otevřu před klientem…ouu.

Na pořadu dne se před rokem ruku v ruce s rozsáhlejšími projekty objevilo projektové řízení. Hromada úkolů v hromadě skupin, pořadí a návazností. Bez organizace se v tom nedá moc vyznat…u jednoho projektu možná ano, u desítky není šance. Deset klientů, deset projektů, skupina dodavatelů, stovky úkolů a kroků…

Neskočil jsem do projektového řízení za den, ale postupným vývojem svého podnikání. S tím přicházel i rozum do organizace a plánování. V ten okamžik jsem si uvědomil, že mít prázdný inbox je opravdu pitomost, už z logiky věci. Plánování ale více rozmýšlím, nenahrnu si do jednoho dne úkoly, o kterých předem vím, že je najednou jednoduše nedám. A jak jsem již říkal, není složité naplnit inbox, roztřídit jej do skupin a dokonce ani není náročné přesouvat úkoly ze dne na den…řešení jsem nalezl v rozumu – plánování na racionální, ne na naivní, úrovni.

Naštestí se člověk nemusí spoléhat na běžný diář…

Připomínky

Jednoduchá iOS aplikace, která umožní vytvářet seznamy, definovat úkoly, tagovat je prioritami a časem. Nejzábavnější je možnost nechat si připomenout úkol po dosažení určitého místa či lokace. Používám jej zpravidla před schůzkou, pokud mne ještě do připraveného scénáře setkání napadne nová myšlenka nechám si ji připomenout hned po příjezdu na místo. Pravda, někdy aplikace zcela korektně polohu nevyhodnotí, ale je to fajn vychtávka.

Jak u Apple aplikací bývá zvykem jsou propojeny skrze iCloud službu do celého ekosystému. Zapíši úkol na iPhone a vím, že je ihned dostupný i v Mac aplikaci. Samotná aplikace Připomínky však nestačí…

Mindmeister – myšlenkové mapy

Složitý proces projektů nedám bez myšlenkových map. V ukázkovém projektu v iPadu na obrázku výše se nachází výčet stovky kroků bez dalších návazností – vazeb na dodavatele či členy týmu. O myšlenkových mapách bych mohl a napíši více někdy později.

Začal jsem s nimi pracovat jako s náčrty na velké role papíru a věsil je na zeď…omezil jsem se však na prostor pracovny. Během setkání s klientem do ní moc nezakreslím a klientovi ji vlastně ani neukážu. Mindmeister je přesně ta aplikace, kterou jsem hledal. Velmi jednoduché a intuitivní rozhraní s možností naklikak projekt za pár minut. Stojí opravdu za to…jen mé zkušenosti s ovládáním na iPadu nejsou moc chválihodné. Malý displej iPadu nepojme složitější mapu a při zoomování je dostupná jen část segmentu. Též občas dojde k nechtěnému posunu množiny do jiné množiny a je problém na světě…zejména v brainstorming módu s ostatními uživateli nelze vzít úpravu zpět.

Neduhy však vyváží webová verze aplikace, funguje na jedničku, i když též s přitroublým braisntorming módem, ve kterém nelze vzít změnu zpět.

Závěrem konec

Konec s představou o prázdném inboxu, tedy vlastně je fajn vyprázdnit inbox po celém pracovním dni. Dokonce se to i daří, ale dojít k němu během dne je nemožné. Nebavil by mne takový stav, nyní vím, že mne naplňuje prodírání se povinnostmi. Je to přesně to, co vede k mému cíly…

Pár postřehů ostatním:

– Rozhodnout se zda chci/nechci mít neustále prázdný inbox

– Začít zpracovávat každý den ty nejdůležitější úkony

– Neprokrastinovat a pustit se do práce

– Nebýt naivní, ale být racionální z pohledu plánování a odhadu času

– Nenechat se vyrušovat

– Nenechávat úkoly jen v hlavě, zřídit si alespoň jednoduchý inbox

marian.kadlec@icloud.com

Vydávám velké malé události...fakt

Víte, moc toho nenapíšu, proto je každý nový příspěvek velkou malou událostí.

Abyste ji neprošvihli, nechte se informovat o novém čtení ihned po vydání.

Nebojte, otravnou reklamu Vám zasílat nehodlám...

Tak, a nyní stačí čekat na tu správnou chvíli...no, někdy to potrvá...